Клиент RG-Soft

Крупная международная компания обратилась с задачей построения системы бухгалтерского и налогового учета по стандартам МСФО через процесс трансформации данных US GAAP.

Бухгалтерский и налоговый учет по стандартам МСФО велся на основании фактически полученных в печатном виде первичных документов и вручную, каждый месяц, сопоставлялся с данными управленческого учета по стандартам US GAAP, выгружаемых из корпоративной системы на базе Lawson с задержкой в 2-3 недели. Данные в корпоративной системе отражались независимо на основании первичных документов и данных других систем до момента появления бумажных документов. Значительные расхождения во времени занесения транзакций вызывали большие риски по оперативному отражению фактов хозяйственной деятельности и формированию налоговой отчетности. Первичные документы, на основании которых формируется бухгалтерский учет, вводила и обрабатывала, независимо друг от друга, команда из 5 сотрудников из трех стран в разное время и на трех разных языках. Компания занимается поставками оборудования и среди бизнес-процессов есть отдельный блок регулярных таможенных операций, которые предстояло связать с другими системами. Кроме того, много времени уходило на ежемесячную сверку и описание временных разниц.

• сократить время на формирование первичных документов - ежемесячный объем обрабатываемых транзакций свыше 30,000;
• свести к минимуму разрыв временного диапазона при занесении операций;
• упростить процесс ежемесячной сверки данных - 4 разных системы входящих данных с разной структурой, ключевые признаки во многом не определены;
• повысить надежность и достоверность - данные загружаются на трех языках: английский, русский и национальный.

Ключевой задачей стала разработка системы распознавания хозяйственных операций US GAAP на основе алгоритмов кластерного анализа и составление таблицы мэппинга двух планов счетов. Чтобы повысить надежность сопоставления данных, решили внедрить систему дополнительных объектов трансформации. Для упрощения ежемесячной сверки потребовалась доработка блока управленческой отчетности. Помимо этого требовалась настройка одностороннего обмена с 1С: Зарплата и управление персоналом.

Компания давно и успешно использует в работе линейку продуктов 1С, поэтому решение реализовали на базе конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0».

• анализ и сопоставление входных потоков данных;
• описание и анализ эффективности бизнес-процессов;
• создание логики распознавания хозяйственных операций на основе алгоритмов кластерного анализа;
• разработка архитектуры;
• непосредственно доработка конфигурации;
• перераспределение входящих остатков по состоянию на контрольную дату по итогам сопоставления данных;
• тестирование на массиве контрольных данных;
• обучение сотрудников;
• внедрение.

В результате автоматизированы следующие области: Accounts Receivable (выручка), Accounts Payable (закупки), Treasury (казначейство), Import / Export (импорт, таможенные операции), Fixed Assets / Inventory / M&S (основные средства, инвентарь) , Payroll (расчеты с персоналом), Month-end close (закрытие месяца), Reconciliation (внутренний аудит).

Для всех областей реализован односторонний обмен с входящими системами, созданы интерфейсы обмена, введены дополнительные разрезы аналитики учета, созданы новые и адаптированы типовые подсистемы для хранения загружаемых данных и реализованы механизмы создания первичных документов бухгалтерского учета.

Внедрение специально разработанной логики распознавания транзакций позволило конкретно описать все использующиеся комбинации видов закупок. Разработано свыше 160 правил создания документов первичного учета для блока AP (закупки). Настроено корректное заполнение налоговых регистров. Для учета основных средств проведена сверка и номенклатуры и сопоставление по ключевым полям - более 1,000 уникальных объектов - по данным 4 учетных систем (склады, таможенные операции и текущая разрабатываемая система).

Для оперативной работы с представителями Заказчика в разных странах использовалась внутренняя разработка “RG-Soft” – модуль «Монитор сопровождения» для дистанционного сопровождения внедрения.

• оптимизированы временные затраты внутри рабочей группы Заказчика, затрачиваемое время уменьшилось на 30%;
• сократился период внесения и обработки данных, относящихся к одному отчетному периоду (в начале проекта – минимум месяц, в конце – минимум неделя);
• повысилась прозрачность данных управленческого учета, теперь возможно отследить изменение состояния объекта в разных системах учета в режиме реального времени;
• минимизирован ручной ввод, в результате снижен риск возникновения ошибок (в начале проекта ручной ввод составлял 100%, при завершении – 40%, обработка исключительных операций и пользовательские корректировки).

Система передана в промышленную эксплуатацию и находится на сопровождении.